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Wenn es schwierig wird

Eine Krise bleibt eine Krise, und Schwierigkeiten verschwinden nicht durch schöne Worte. Gute Kommunikation erzeugt allerdings auch in schwierigen Situationen Bilder, die den Menschen zeigen: wir haben es im Griff und arbeiten konzentriert an einer Lösung.

Kurz gesagt

Die wichtigsten Regeln in schwierigen Situationen:

Reagieren Sie besonnen
Sprechen Sie sich häufig im Team ab
Wenn Sie kein Team haben, suchen Sie sich Menschen, denen ebenfalls an einer guten Lösung gelegen ist
Überlegen Sie gemeinsam: wer tritt mit welcher Information an wen heran?
Vermitteln Sie Kompetenz und Sicherheit
Wählen Sie die Informationen für die Öffentlichkeit mit Bedacht
Holen Sie sich Hilfe, bevor die Situation zu komplex wird (Kommunikations- oder Krisenabteilung Ihrer Diözese)
Nehmen Sie sich Zeit zur Nachbereitung: für die Psychohygiene und um für andere Gelegenheiten noch besser vorbereitet zu sein

Seit dem Frühjahr 2020 können sämtliche Pfarren der katholischen Kirche Österreichs von sich sagen: „Wir sind krisenerprobt!“ Undenkbar davor, welche Herausforderungen innerhalb kurzer Zeit gemeistert werden mussten. Einen wesentlichen Beitrag zur Bewältigung leisteten die Öffentlichkeitsarbeits-Teams in den Pfarren, indem sie informierten, vernetzten und ermutigende Botschaften unter die Leute brachten. Zeigen Sie auf, dass die Pfarre kompetent und überlegt handelt. Das schafft Vertrauen und ist für die Aufarbeitung heikler Situationen auch nach deren Überwindung sehr hilfreich.

Wählen Sie aus, was Sie sagen

Informationen, die an die Öffentlichkeit gehen, müssen wahr und sachlich sein. Wenn wesentliche Fakten bekannt sind, können Gerüchte oft unterbunden oder eingedämmt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass alles, was zur Sache gehört, auch nach außen gehen soll. Überlegen Sie gemeinsam: Was ist sinnvoll zu sagen und was bleibt besser intern?

Hilfreiche Fragen können sein: entspricht die Information den Tatsachen (und ist sie nicht eine persönliche Interpretation der Lage)? Hilft sie der Öffentlichkeit dabei, das Geschehen einzuordnen? Bewirkt es für die involvierten Personen etwas Positives, diese Information öffentlich zu machen oder schadet es ihnen? So ist etwa die Information, dass eine zentrale Persönlichkeit der Pfarre verstorben ist, eine Information, die für viele Menschen von Belang ist. Manche Details zu den Umständen können hilfreich sein, um Gerüchten vorzubeugen. Andere wären unter Umständen sogar eine grobe Verletzung der Privatsphäre der Trauerfamilie.

Nach außen eine Stimme sein

Noch bevor es nötig ist, als Pfarre über eine schwierige Situation zu kommunizieren, sollten Sie sich überlegen: Wer übernimmt welche Rolle? Um mit einer Stimme an die Öffentlichkeit zu gehen, braucht es klare Absprachen. Auch wenn man sich im Team abspricht: eine Person übernimmt die Rolle der Sprecherin oder des Sprechers. Auf diese Person können sich alle anderen Beteiligten berufen. So kommen Sie gar nicht erst in Verlegenheit, etwas überlegen zu müssen, sondern können auf die benannte Person verweisen, wenn Auskünfte angefragt werden.

Auch die Frage, wem welche Auskünfte erteilt werden, sollte geklärt sein. Eine Gemeinderatssitzung ist ein Setting mit anderer Vertraulichkeit als eine Stammtischrunde und entsprechend muss sich der Umgang mit Informationen gestalten.

Damit Schwierigkeiten nicht zur Krise werden

Am besten ist es natürlich, wenn Schwierigkeiten erst gar nicht zur Krise werden. Es ist oft hilfreich, schon vorbeugend aktiv zu werden und aufzuklären, wenn sich heikle Situationen abzeichnen. Wenn sich beispielsweise anhand eines umstrittenen Bauprojektes Parteien zu bilden beginnen, dann ist eine umfassende, neutrale Information über das Vorhaben im Pfarrblatt hilfreich.

So können sich die Menschen im Pfarrgebiet selbst eine Meinung bilden und sind nicht auf Gerüchte und Mutmaßungen angewiesen. Streit kann verhindert werden und der Rahmen der öffentlichen Aufmerksamkeit bleibt der Sache angemessen. Verselbständigen sich derartige Konflikte, kommt es dagegen unter Umständen zu tiefen Gräben im Ortsgefüge, die Kreise weit über die Pfarre hinaus ziehen. Letztlich hilft proaktive Kommunikation dem Ansehen und der Stabilität der Pfarre.

In schwierigen Situationen funktionierende Kanäle

Die Corona-Krise brachte einen spannenden Aspekt zu Tage: Von einem Tag auf den anderen stellte sich mit hoher Brisanz die Fragen: „Wie erreichen wir die Leute?“ Es zeigte sich deutlich, welche Medien und Kanäle geeignet sind, die Menschen in den Pfarren zu erreichen und welche oft schon lange am Bedarf vorbeigingen. Ein unfreiwilliges, aber sehr nachhaltiges Lernfeld für die meisten Öffentlichkeitsarbeits-Teams, das viel Bewegung in die Pfarrmedien-Landschaft brachte. Die Erkenntnisse nützen uns auch in Zukunft, wenn es nötig sein wird, schneller und effektiver als im Normalfall Menschen im Pfarrgebiet zu erreichen.

Reflexion und Nachbereitung

Die Erkenntnis, welche Pfarrmedien die richtige Reichweite haben, ist das Resultat von Reflexionen der ersten Corona-Zeit. So wie hier können aus Krisen und heiklen Situationen auch anderweitig wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Sich nach überstandener Situation Zeit zu nehmen um darüber zu reden, ist zudem wichtig für die Psychohygiene. Sie lernen viel über sich als Team und können festhalten, wie Sie es sich beim nächsten Mal leichter machen.

Echte Krisen brauchen Profis

Was hier beschrieben wurde, bezieht sich auf Situationen, die sich auf Ihre Pfarre beziehen und die im Grunde herausfordernd, aber gut bewältigbar sind. Leider treffen auch immer wieder Ereignisse ein, die professioneller Unterstützung bedürfen, sei es, dass Sie sich mit der Situation überfordert fühlen oder es sich um etwas Schwerwiegendes wie eine Straftat handelt. Auch Konflikte, die Kreise über die Pfarre hinaus ziehen, wären so ein Fall. Scheuen Sie sich bitte nicht, die Kommunikations- oder Krisenabteilung Ihrer Diözese zu kontaktieren. Dort erhalten Sie Rat und Unterstützung von Profis.

Text: Maria Krone, Diözese Linz